如果今天不努力,明天也不努力,那么人生只是在重复而已(深呼吸,保持身体与心灵的安静)

《搞定:无压工作的艺术》-[美] 戴维·艾伦

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在生活和工作中,你觉得压力大吗?压力的来源在哪里?

你是否愿意学习一套轻松实用的方法,来帮你提升工作效率,减轻内心压力?

本书将为你介绍这样一套方法乃至行为模式,想想看,哪些你能用得上?

书中金句

如果某个“下一步行动”的用时不会超过两分钟,那么不要犹豫,立刻动手完成它。

实行这套工作流程管理方法的目的,并不是让你的大脑偷懒,而是想尽办法充分利用大脑的资源,并让它工作得更优雅、更有效率、更具创造性。

如果你的消极情绪来自于毁约,那么可以使用3种方法:不签订协议、完成协议、重新商定协议。所有这些办法都会让你感觉好起来。

精华笔记

美国行政管理培训专家戴维·艾伦的著作《搞定》系列,目前已成为时间管理领域最有影响力的著作之一,书中提出的GTD概念,也被许多领域长期广泛地应用。作者根据自己的研究和从业30多年的经验,提出了一套管理时间和管理行为的具体方法,既适用于企业,也适用于我们每个人。

那么,什么是GTD呢?接下来,让我们从以下两个方面来了解:

一、一切从减压开始——GTD的目的、用途,以及适用人群;

二、通过科学方法实现自我管理和时间管理——带你亲身体验GTD的五大步骤。

听完之后,你将了解到,这本书究竟提出了一套怎样的方法,可以让我们在这个工作越来越繁重、越来越累心的时代,实现没有压力的工作。

GTD系统的用途和适用人群

——从压力来自哪里说起

我们今天生活的世界,和以前相比已经发生了翻天覆地的变化,尤其是在城市里,大量工作之间都没有明确的界限,充满复杂性和不确定性,压力当然大多了。与此同时,时间还剩下多少?还有时间做自己爱做的事情吗?所以,无数人都在感叹:时间真的不够用!

学习GTD的目的是什么呢?很简单,是为了实现没有压力的工作。而这个概念适用于哪些人群呢?第一种,是那些对自己的时间和事务缺少管理办法的人。对于他们,本书对症下药地提出了一套“两分钟原则”。这种简单明了的方法,可以改善他们的习惯。第二种,是那些做事本来就很有条理,却发现要做的事情越来越多,压力一直很大的人士。GTD系统有一套完善的方法和流程,帮助他们把事情安排得井井有条,缓解内心的压力。

怎样通过GTD来解决压力

——带你亲身体验GTD的五大步骤

GTD是英文Getting Things Done的缩写,直接翻译过来就是“把事情做完”的意思,也可以直接翻译成“搞定”。它的核心原则是,建立一套完善的记录和行为模式,把原本储存在人们头脑中的各种任务转移出来,交给这个模式来记录和承担。通过这样的方式,我们的脑子里就不用再塞满那些各式各样需要完成的事情,可以将自己的精力集中于正在做的事情,从而达到消灭压力、高效工作的目的。

这套模式应该怎样建立呢?

第一步:确定目标——消灭压力。

第二步:建立原则——必须有效处理自己的承诺。

第三步:收集和储存——把脑子里的事情放进篮子里。

要把生活中和工作中,所有引起我们注意的事情,所有我们需要去做的事情,都收集起来。这些事情不分大小,无论轻重缓急,都可以收集在一起,然后把它们储存在大脑以外的某个地方。

第四步:理清——通过讲解“两分钟原则”和“下一步行动”,教你如何在无压状态下将储存的各种事情倒空。

收集的东西需要理清。怎样清空你的事务储存器,本质上其实就是找到你处理工作、处理各种事情的内在逻辑,找到最优的解决顺序和解决方法。这样,因为混乱和繁杂带来的紧张和压力,也就自然消除了。

收集好的材料,可以根据是否对它们采取行动而分别归置。如果选择“否”,那就存在三种可能性:

一、这件事毫无用处,属于垃圾信息,不用保留;

二、目前不需要处理,但日后可能需要处理;

三、它具有潜在的价值,将来可能派上用场或者作为参考。如果选择“是”,那就继续问自己,对它们的下一步行动是什么?

一旦确定了下一步行动是什么,会立即面临三个不同的选项:

一、立即执行。GTD提出了一条两分钟行动原则,就是说,如果行动能在两分钟内完成,那么就应该立即执行。

二、指派他人。

三、延迟处理。

到这里,从逻辑上来讲,GTD这套时间与事务的管理模式已经大概搭建起来了。把所有需要做的事情都从脑子里抽离出来,放到GTD的储存系统中。然后整理它,一部分需要做,一部分不需要做。需要做的部分,先找出那些两分钟就能做完的,一一处理掉,然后通过日程表等手段,合理安排时间解决那些延迟处理的“下一步行动”。对于不需要处理的事情,可以建立备忘录、资料夹,以及直接删除。

第五步:回顾——验证自己“搞定”的成果,同时查缺补漏。

这个系统的的最后一道工序是,每周进行一次的“回顾”。看看自己处理了哪些事情、整理了哪些事情,确认所有事情都在系统里都找到了合适的位置。这样,大脑就可以在一种放松的状态下无牵无挂了。

总结

以上,就是GTD的理念和一些基本模式,介绍如何在生活和工作的两个基本层面中,通过付出最小的投入而获得最高的效率,这两个基本层面分别是:接下来要做的事,以及正在执行的行动。

GTD的模式没有什么复杂的内容,也不需要什么特殊的工作硬件,是一种通俗易懂并且操作简单的模式。

在此为你总结一下:本书首先从减压开始,为你介绍了GTD的目的与用途,以及它的适用人群。随后,带你亲身体验GTD的五大步骤,通过科学方法实现自我管理和时间管理。从而实现轻松愉快的无压力工作与生活。

最后,《搞定》这套丛书共有三本,除了今天分享的《搞定1:无压工作的艺术》之外,还有《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》《搞定3:平衡工作与生活的艺术》两本书。在网上还能搜索到数百种GTD工具,帮助你更好地规划和管理自己的时间与工作。

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